Of het nu gaat om de aanvraag van een solvabiliteitsverklaring of het opstellen van de begroting voor het komend boekjaar: steeds meer gemeenten en diaconieën maken gebruik van een meerjarenraming. Er zijn enkele belangrijke aandachtspunten.
Steeds meer gemeenten en diaconieën gebruiken de meerjarenraming voor hun begroting voor het komende boekjaar. Bij ongewijzigd beleid geeft deze raming een goed overzicht van de financiële situatie voor de komende acht jaren. Het grote voordeel van een meerjarenraming is dat een van de scenario’s gekopieerd kan worden naar de begroting voor het komend jaar. Dan worden zowel de begroting voor het komend jaar als die voor de daaropvolgende jaren voor colleges inzichtelijk en kan er (preventief) beleid op gemaakt worden.
Er zijn enkele aandachtspunten bij het opstellen van een meerjarenraming:
- Bij het openen van de meerjarenraming heeft FRIS bij de baten en lasten al bedragen berekend op basis van de laatst ingediende jaarrekening en algemene indexcijfers. Een aantal belangrijke aspecten wordt weergegeven in de vorm van een dashboard. Wijzigingen in de meerjarenraming zijn direct zichtbaar op het dashboard.
- Bekijk eerst of de indexcijfers D, die betrekking hebben op levend geld, gewijzigd moeten worden. De voorstelwaardes zijn bepaald op basis van historische gegevens, maar alleen met plaatselijke kennis kan bepaald worden of die gegevens bruikbaar zijn voor de toekomst. Vaak zullen deze voorstelwaardes aangepast moeten worden.
- In de meerjarenraming mogen uitsluitend mutaties (geen eindbedragen) worden opgenomen bij de aanpassingen voor de komende jaren. Alleen bij de kolom ‘(alt.) Begroting’ worden er eindbedragen gebruikt.
- Incidentele baten en lasten worden niet geïndexeerd. Ook moeten eindbedragen ingevuld worden, dus geen mutaties. Hetzelfde geldt voor toevoegingen en onttrekkingen aan bestemmingsreserves en -fondsen.
- Incidentele baten en lasten zijn meestal niet voorspelbaar. Neem incidentele baten en lasten alleen op als deze voldoende zeker zijn..
- De laatst ingediende jaarrekening is het uitgangspunt voor de voorgestelde begroting van het komende jaar. Die begroting kan aangepast worden. De waar nodig aangepaste begroting is het uitgangspunt voor de ramingen voor de volgende jaren. Dat geldt ook als er sprake is van een al ingediende begroting.
- Indexcijfers worden per jaar toegepast met als uitgangspunt de laatst ingediende jaarrekening.
- Let er bij afschrijvingen op dat het totaal van de afschrijvingen in de meerjarenraming niet groter is dan de waarde van de betreffende activa.
- Balansmutaties van de activa zijn er alleen als je activa koopt, verkoopt of herwaardeert of leningen verstrekt, dat wil zeggen activiteiten die van invloed zijn op de liquiditeit en eventueel de buffer. De herwaardering van vaste activa kun je het beste uitsluitend gebruiken bij verkoop, omdat dan de herwaardering moet vrijvallen.
- Balansmutaties van de passiva zijn er als je leningen aangaat of aflost of als er onttrekkingen zijn aan voorzieningen. Alleen dan hebben ze invloed op de liquiditeit.
- Let bij de balansposten op de mutaties in de voorzieningen: alleen de onttrekkingen worden opgenomen. Bij groot onderhoud gebeurt dat in het jaar waarin volgens het meerjarenonderhoudsplan het onderhoud uitgevoerd moet worden. Dotaties aan voorzieningen worden alleen opgenomen bij de lasten en niet bij de balans. Neem onttrekkingen aan voorzieningen niet op als negatieve lasten.
- Bij de berekening van de liquiditeit worden posten die geen invloed hebben op de liquiditeit, zoals afschrijvingen en dotaties aan de voorzieningen, buiten de berekening gehouden.
- Op het scherm ‘Analyse’ wordt het verloop van een aantal vermogensaspecten en van de opbrengsten levend geld getoond. Bekijk of er geen ongewenste ontwikkelingen in het verloop van deze zaken zijn. In FRIS is een uitgebreide toelichting bij dat scherm opgenomen.
- Sluit de meerjarenraming af als deze klaar is. Dien de meerjarenraming zo nodig in. Als een meerjarenraming niet afgesloten of ingediend is kan de meerjarenraming voor het volgende jaar niet gestart worden.
Verdere informatie is te vinden via de vraagtekentjes op enkele schermen en in de uitgebreide handleiding met praktijkvoorbeelden. Daarin wordt ook uitgelegd hoe FRIS omgaat met indexcijfers en balansmutaties. Let daarbij speciaal op de uitleg over baten en lasten en de balans.
