Het is voorjaar en dat betekent voor kerkrentmeesters het opmaken van de balansen voor 15 juni en het klaarmaken van de ANBI-gegevens voor 1 juli. Voor bepaalde gemeenten en diaconieën binnen de Protestantse Kerk zijn nieuwe regels van kracht, waardoor de administratieve last wordt verlicht. In FRIS staat een handige uitleg voor het verwerken van voorzieningen en bestemmingsreserves op de begroting van je gemeente.
Speciale regeling voor kleine gemeenten
Zoals reeds aangekondigd zijn er in de ‘richtlijn begroting en jaarverslaggeving Protestantse Kerk’ een paar speciale regels voor kleine gemeenten en diaconieën opgenomen. Deze gemeenten en diaconieën hebben over het algemeen een beperkte geldstroom (meestal slechts één wijk), geen personeel in dienst, vrijwel geen beleggingen, geen horeca-activiteiten en een gering totaalbedrag aan baten. Ze vallen dan in een aparte controlecategorie genaamd micro.
Of er sprake is van deze aparte controlecategorie hangt van een aantal criteria af:
- Aantal wijkgemeenten
- Geen personeel in dienst
- Vastgoedbeleggingen
- Overige beleggingen
- Geen horeca-activiteiten
- Totale baten zijn laag
Het totaal van de aan deze criteria gekoppelde zes wegingsfactoren mag, zowel voor gemeente als diaconie, maximaal 2 zijn. Kom je hoger uit dan wijzigt er voorlopig niets en val je in de categorie algemeen, de huidige indeling. Als je in FRIS naar het scherm ‘verklaringen’ gaat, zie je een overzicht van de criteria en het totaal van de wegingsfactoren. Als je gemeente onder ‘micro’ wordt ingedeeld, kun je daarvoor kiezen, maar je mag ook gewoon ‘algemeen’ kiezen. Deze keuze ligt bij de gemeente zelf. De verwachting is dat ongeveer de helft van de diaconieën en een klein deel van de gemeenten onder de categorie ‘micro’ valt.
Wat merken deze gemeenten en diaconieën van de regeling?
In het jaarverslag en de daarvoor uit te voeren controles is voor deze groep gemeenten en diaconieën een aantal vereenvoudigingen opgenomen:
- Er wordt slechts een beknopt bestuursverslag of toelichting gevraagd op de jaarrekening en geen uitgebreid bestuursverslag.
- De verklaring van de kerkenraad, en met name de daarbij behorende vragenlijst over de administratieve organisatie, wordt beperkt.
- De controlevragen aan de (kas)controlecommissie worden beperkt.
Voor een uitgebreide uitleg, zie het onderdeel controle categorie in de handleiding in FRIS.
ANBI voor 1 juli
De ANBI-gegevens van je gemeente over het boekjaar 2021 moeten voor 1 juli 2022 op de website van je gemeente staan. Je kunt voor de financiële gegevens het ANBI-rapport uit FRIS gebruiken. Ga na of de nu gepubliceerde gegevens van je gemeente nog up-to-date zijn of dat er aanpassingen nodig zijn. Vergeet niet daarbij ook het Kamer van Koophandel (KvK)-nummer van je gemeente te vermelden. Zie voor meer informatie deze link.
Voorzieningen en bestemmingsreserves in FRIS
Bij de FRIS-helpdesk komen veel vragen binnen over de voorzieningen en bestemmingsreserves. Deze twee posten worden in FRIS op een verschillende manier verwerkt: voorzieningen vallen onder het vreemd vermogen in rubriek 22, bestemmingsreserves vallen onder het eigen vermogen in rubriek 21.
Elke gemeente die gebouwen bezit moet een meerjarenonderhoudsplan maken om niet voor verrassingen te komen staan. Op basis daarvan wordt een voorziening getroffen voor de te verwachten kosten van groot onderhoud. Die voorziening wordt gebruikt als middel om kosten te spreiden over meerdere jaren: er wordt kostenegalisatie toegepast. Als duidelijk is dat je elke zeven jaar een grote schilderbeurt aan de gebouwen moet doen, boek je die kosten niet alleen in het onderhoudsjaar, maar verdeel je de kosten over de komende zeven jaren.
Bijvoorbeeld: De schilderbeurt voor het (monumentaal) kerkgebouw zal naar verwachting € 35.000 kosten. Dan doteer je elk jaar 1/7 deel aan de voorziening, door € 5.000 in de lasten op te nemen, in dit geval op rekening 40.17. Dan voeg je dat bedrag toe aan de onderhoudsvoorziening op rekening 22.10 (in FRIS via ’Toevoegingen via lastenrekeningen). Als het onderhoud dan uitgevoerd wordt komt dat niet meer in de kosten, maar onttrek je dat aan voorziening op rekening 22.10 (in FRIS via ‘Onttrekkingen niet via baten en lasten’).
Bij bestemmingsreserves gaat dat anders. Als je in FRIS het scherm ‘totaal exploitatie’ bekijkt, zie je dat eerst de baten en lasten worden geboekt, waarna het operationeel resultaat (A) - de uitkomst van de ‘normale’ activiteiten - ontstaat. Daarna worden de incidentele baten en lasten toegevoegd en ontstaat het resultaat verslagjaar (A+B). Dat resultaat moet daarna verdeeld of bestemd worden. Een deel van dat resultaat wordt gemuteerd op de bestemmingsreserves, als voor zo’n deel door de kerkenraad een speciale bestemming bepaald is. De rest gaat naar de Algemene reserve. Waar het om gaat, is dat eerst alle baten en lasten moeten worden geboekt, waarna pas later het resultaat verslagjaar (A+B) verdeeld wordt. Boek je in FRIS rechtstreeks op een rekening van het eigen vermogen, dus in de 21-rubriek, dan ontstaat er een verschil op de FRIS-balans.
Voor beide onderwerpen en het overboeken van reserves naar voorzieningen of andersom, verwijzen wij je naar de beknopte toelichting op het bekende vraagtekentje in de schermen 21 (Bestemmingsreserves en -fondsen) en 22 (Voorzieningen), en naar de handleiding onder C5 en C7.
Lees ook:
