Wat zijn de taken van de scriba van een kerkenraad?

Betekenis scriba

Het woord scriba is afgeleid van het Latijnse werkwoord scribere (schrijven). We noemen de scriba ook wel iemand die het secretariaat verzorgt, waar post, de agenda, en voorbereiding en verslag van de kerkenraadsvergaderingen bijhoren.

Deel van de kerkenraad

De scriba maakt deel uit van de kerkenraadVerder lezenWat zijn de taken van de kerkenraad?. De scriba kan ouderling, diaken of ouderling-kerkrentmeester zijn, maar vaak is de scriba van andere werkzaamheden vrijgesteld. Soms wordt er een notulist of een tweede scriba benoemd. Deze hoeven geen ambtsdrager te zijn, maar hebben wel een geheimhoudingsplicht.

De scriba maakt ook deel uit van het moderamen, het dagelijks bestuur van de kerkenraad. Het moderamen kent in elk geval de volgende functies: preses (voorzitter), scriba en assessor (vervanger). De predikant maakt altijd deel uit van het moderamen. 

Werkzaamheden scriba

Het scribaat beperkt zich niet alleen tot het ‘schrijverschap’ maar is een voorbereidende, uitvoerende en vertegenwoordigende functie, met ook coördinerende taken voor andere vergaderingen dan die van de kerkenraad, zoals voor kerkenraadscommissies, de algemene kerkenraad of de classis.

Samen met het moderamen bereidt de scriba de kerkenraadsvergadering voor. Hij/zij zorgt dat de leden van de kerkenraad een heldere agenda krijgen en dat de stukken op tijd worden toegezonden. Het kan een veelomvattende taak zijn, waarbij het mogelijk is om een deel van de taken over te laten aan anderen. Zoals het maken van roosters of het regelen van gastvoorgangers. De scriba blijft hiervoor wel eindverantwoordelijk.

Als de scriba wordt vrijgesteld van bepaalde pastorale of diaconale werkzaamheden blijft hij/zij echter wel ambtsdrager met de andere ambtsdragers. Ook de scriba houdt zich dus aan het ambtsgeheim en is ambtelijk tegenwoordig in kerkdiensten.

Scriba als centraal adres

Een scriba is het centrale adres van de gemeente. Daardoor is de scriba zowel netwerker, kennishouder, verbinder als organisator tegelijk. De kerkorde en generale regeling van de Protestantse Kerk zijn handige richtlijnen voor een scriba. Ze geven een bedding aan de werkwijze van de kerkenraad.

Dit houdt in dat de scriba:

• kennis heeft van zaken waarmee de gemeente en de kerkenraad bezig zijn, opdat deze administratief en organisatorisch goed behandeld aan de orde kunnen komen;
• fungeert als ‘adres’ van de kerkenraad, regelmatig alle ingekomen stukken doorleest en op urgentie beoordeelt, relevante informatie en punten inbrengt in vergaderingen van o.a. kerkenraad en moderamen;
• correspondentie en stukken ordelijk bewaart en archiveert;
• eindverantwoordelijk is voor de notulering van de vergaderingen van de kerkenraad;
• in staat is hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden en op basis van notities duidelijke en overzichtelijke samenvattingen en verslagen kan maken, waarin opinies en besluiten bondig en zo objectief mogelijk zijn weergegeven;
• een communicatieve instelling heeft, informatie verzamelt en geeft, vragen doorverwijst, en niet alleen zelf goede relaties met commissies en werkgroepen onderhoudt maar deze zo nodig ook met elkaar in contact brengt;
• kan organiseren, m.n. ten behoeve van de voorbereiding van vergaderingen en uitvoering van besluiten;
• eindverantwoordelijk is voor de interne en externe communicatie;
• het jaarrooster maakt en bewaakt. 

Jaarrooster kerkenraad

Het jaarrooster is behulpzaam voor de scriba zelf, maar ook voor de kerkenraad. Zo’n planning geeft houvast en continuïteit. 

Het jaarrooster bevat in ieder geval de volgende onderdelen:

• het collecteroosterVerder lezenCollecterooster, in overleg met de diakenen;
• doop- en avondmaalsdiensten;
• het dienstrooster ambtsdragers;
• het preek(beurten)rooster;
• het rooster van aftreden;
• het vergaderrooster;
• begrotingen/jaarrekeningenVerder lezenFRIS - Begroting & Jaarrekening en meerjarenraming, in samenspraak met de kerkrentmeesters;
• de beleidsplancyclusMeer informatie over het maken van een beleidsplan (waarvoor de scriba medeverantwoordelijk is);
• het jaargesprekMeer informatie over het jaargesprek tussen kerkenraad en predikant(en) en/of kerkelijk werker(s); 
• de archiveringVerder lezenArchiefbeheer, in samenwerking met de kerkrentmeesters.

Download voorbeeldopzet jaarrooster

Valkuilen

• Werkzaamheden klakkeloos overnemen van je voorganger in plaats van zelf bedenken hoe je ze graag organiseert. Overleg met je voorganger is goed, ook voor de nodige continuïteit, maar creëer (na enige tijd) een werkwijze die bij je past. 
• De voorbereiding van het moderamen moet niet zo ver gaan dat de kerkenraad alleen nog maar hoeft in te stemmen (of niet). Hoe efficiënt het misschien ook lijkt, het doodt de creativiteit en verantwoordelijkheid van de overige kerkenraadsleden en is bestuurlijk gezien de dood in de pot. 
• Alles zelf willen doen en niets delegeren.
• Verzanden in regelwerk, waardoor andere facetten onderbelicht worden.
• Je niet verantwoordelijk voelen voor de communicatie, intern en extern, waardoor anderen daar de wegen gaan bepalen.

Kansen

• Scriba zijn is dé functie in de kerkenraad waardoor je overzicht hebt en van alles op de hoogte bent.
• Als de scriba de taak op de juiste manier vervult, zorgt zij/hij ervoor dat de kerkenraad optimaal functioneert ten dienste van de gemeente.
• Door duidelijkheid, verbinding en samenwerking orden je het gemeente-zijn.
• Als scriba ben je aanspreekpunt van de gemeente, zowel intern als extern.
• Als scriba kun je de kerkenraadsvergadering structureren en begrenzen.

Cursus scriba kerkenraad

Samen met de voorzitter is een scriba de 'motor' van het apparaat van de plaatselijke gemeente. Een mooie, eervolle taak. Hoe doet je dat op een goede manier zodat je tot zegen bent van kerkenraad en gemeente? Deze training helpt je daarbij.

Illustratie: Linda Verholt